Principes de base pour une messagerie vocale efficace

par 24 Fév, 2019Blogue, Messagerie vocale0 commentaires

Personne n’aime se retrouver dans les 12 travaux d’Astérix.

Voilà pourquoi votre messagerie vocale ou réception automatisée doit être efficace et sans irritant.

Incroyable, mais vrai ! Il existe des experts dans ce domaine. Je ne sais combien de fois on m’a dit : ‘’Ah oui! Ça existe?’’ Dites-vous que si vous entendez des voix dans votre téléphone, et bien, il y a inévitablement quelqu’un à qui on a confié l’enregistrement. Le hic, c’est que des narrateurs vont se contenter de lire le texte sans l’analyser et vous conseiller. En vous référant à votre propre expérience client, que reprochez-vous aux réceptions automatisées ? Comme toujours, quand tout va, on ne remarque rien, mais quand on tourne en rond, on devient fou.

L’arborescence n’est pas une chose que l’on décide à la hâte sous prétexte que le compteur du technicien sur place tourne. Le menu doit être réfléchi et élaboré avant la programmation.

Analysons votre messagerie vocale, message d’accueil, guide parlé, réception automatique, bref analysons votre porte d’entrée afin de s’assurer que vous réserviez un accueil à la hauteur de l’image que vous voulez projeter. Parce que oui, il existe des experts dans ce domaine.

Question no 1

Combien de choix offrez-vous au menu d’entrée?

N’offrez pas trop de choix au menu principal de votre messagerie vocale. Offrez des sous-menus s’il le faut. Un maximum de 4 est recommandé. Regrouper le directeur et la comptabilité sous le menu ‘’administration’’ par exemple.

Question no 2

Vous êtes-vous attardé à l’ordre de votre menu?

Pour que votre messagerie soit la plus efficace possible, offrez les options par   ordre de popularité. Par exemple, si plus de gens appellent pour le service ou du soutien technique, offrez-le en premier suivi des ventes.

Question no 3

Quelle option offrez-vous si aucune de celles offertes ne correspond au besoin de l’appelant?

Vous n’avez peut-être pas de réceptionniste. C’est la raison pour laquelle vous avez choisi une réception automatisée. Il faut tout de même offrir un choix alternatif pour permettre à quelqu’un d’entrer en communication avec un représentant de votre entreprise. Offrez ultimement le 0 ou tout autre touche ou invitez les gens à demeurer en ligne et transférez l’appel à une personne de confiance habile en service à la clientèle.

Question no 4

Est-ce que votre répertoire téléphonique fonctionne? Bénéficie-t-il d’un suivi étroit selon l’arrivée et le départ des employés?

Si non : Ne l’offrez pas. Irritant d’épeler le nom Tremblay 3 fois et d’obtenir : ’’désolé, aucun nom correspondant n’a été trouvé.’’

Si oui : N’oubliez pas de l’offrir dans votre message d’accueil. Si la personne possède une signature de courriel, mais n’a aucune idée de département dans lequel la personne à joindre travaille, elle pourra épeler le nom en quelques touches.

Encore plus efficace : Ajoutez votre numéro de poste dans la signature du courriel. Au fond, ne voulez-vous pas que les gens vous joignent le plus facilement possible?

Il se peut que vous soyez plus patient que la moyenne des ours. Malheureusement, vos clients ne le sont pas tous. La réception automatisée est souvent la première impression. Inspirez compétence et efficacité.  Vous êtes des professionnels dans votre domaine, J-Voix communications l’est dans le sien.

Au plaisir de contribuer à l’image de votre entreprise!